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组织知识管理程序


1.0 目的

为了组织确定的运行过程和达到产品和服务的符合性所需的知识,加强对组织知识的保管, 规范组织知识管理工作, 制定本管理程序

2.0 范围

组织质量、环境管理体系所包括范围。

3.0 职责

  1.  

  2.  

  3.  

    3.1 行政人事部:公司内外部组织知识的收集、分析、整理、传递、保管和利用

    3.2 各部门:参与组织知识的收集及使用。

    4.0 定义

  1.  

  2.  

  3.  

  4.  

    4.1本程序中所称的组织知识, 包括:

    a)内部资源(如:知识产权、从经验获得的知识、从失败和 成功项目中获得的教训、获得和分享非文件化知识和经验、过程、产品和服务的改进结果)等。

    b)外部资源(如:标准、学术交流、会议以及从顾客和供方收集的知识、产业政策、行业发展动态等、产业政策信息)等。

    c) 国家法律规定保护的其它组织知识。

    5.0 工作内容

  5.  

    5.1组织知识收集的主要途径、方法:

    主要是通过会议、因特网、报纸杂志刊物、调研考察、电话、传真、工作检查、意见箱、合理化建议、信件、交谈、咨询等方面搜集。

    5.1.1搜集相关方组织知识重点:主要包括相关方的市场价格信息、营销手段、营销策略、主要客户、市场占有率、品牌满意度、服务满意度等;主要是从相关媒体信息、广告宣传资料、行业(部门)会议、行业(部门)报纸刊物、市场调研、客户走访、实地参观等方面了解搜集。

    5.1.2搜集实用组织知识的重点:现代管理方法、与企业相关的法律法规、产业政策、专业论文、经验交流材料、技术标准、质量管理标准等;实用知识搜集的主要方法、途径是订阅相关的报纸杂志、购买书籍、上网查询下载、外出开会或培训、聘请老师 或专家授课、咨询行业协会或相关部门等。

    5.2组织知识分析、整理、传递、利用及保存:

    5.2.1公司工作人员因公外出开会、培训的文件或学习材料必须统一交行政人事部收文或存档。各部门、个人收到的与公司有关的文件、书信必须统一交行政人事部收文或存档。

    5.2.2办公室必须对外来文件、书信、传真、电子邮件、材料、报纸刊物进行统一收集分类,并进行分析整理和传递利用。

    5.2.3外部信息传递流程:收集、查询、记录、接收信息→初步筛选、分类整理→领导签阅批示→传阅、贯彻、办理→归档或存放行政人事部→员工查阅利用。

    5.2.4组织知识分享的机制、途径、形式:

    5.2.4.1健全内部电脑信息联网;

    5.2.4.2完善企业员工培 训制度;

    5.2.4.3建立报刊、杂志传阅制度;

    5.2.4.4深入开展 QC 小组活动;

    5.2.4.5举办专题理论研 讨、经验交流会;

    5.2.4.6开展提合理化建议活动;

    5.2.4.7建立传、帮、带制度;

    5.2.4.8建立重大 信息定期通报制度;

    5.2.4.9规范经营管理工作程序;

    5.2.4.10建立知识共享激励机制。

    53组织知识的保密和安全管理:

    5.3.1公司的产品质量数据、财务数据、重大事故事件、创品牌和创综合荣誉的申报材料等信息应严格保密,任何人无经行政人事部审核和高层领导批准不得以任何途径和方式 外借或对外传播。

    5.3.2行政人事部负责公司信息系统和电脑网络的统一管理、维护指导和维修联系工作,必须考虑组织知识的保密性、安全性、便畅性、经济性。各部门指定专人负责组织知识的安全管理。

    5.3.3各部门必须严格执行国家和公司组织知识安全保密管理的有关规定,由个人主观原因引起的信息泄密,影响企业安全和利益的,将追究有关责任人员的责任。

    5.3.4各部门电脑必须加装防杀毒软件,并定期升级和查杀毒;对重要组织知识必须定期用移动硬盘备份并妥善保管,或移档案室保存。

    5.4组织知识的更新:

    组织应对需求和趋势发生变化时,组织应考虑现有组织知识的更新。

    5.4.1在应对变化的需求和趋势时,必要时通过组织知识获取途径获取附加知识,满足过程的运行和达到产品和服务的符合性。

    5.4.2在应对变化的需求和趋势时,必要时通过组织知识获取途径获取新组织知识,满足过程的运行和达到产品和服务的符合性。

    5.4.3组织每间隔6个月时间,应对收集的组织知识进行重新评价,评价现有组织知识是否满足组织要求,如需更新或增加按照5.15.4进行。

    5.4.4旧版组织知识按照《文件控制程序》中作废文件管控。

     

    6.0 相关/支持性文件

  1.  

  2.  

  3.  

  4.  

  5.  

  6.  

    7.0 相关记录

  1.  

  2.  

  3.  

  4.  

  5.  

  6.  

  7.  

       7.1 《组织知识清单》

     

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